Eigenentwicklung mit FileMaker Pro oder klassisches ERP –
was kommt auf einen zu – wie soll man entscheiden?
Kostenvergleich: Eigenentwicklung mit FileMaker vs. klassisches ERP
Vorab die Frage der UnternehmerInnen
Es ist eine Entscheidung, die viele Unternehmer kennen:
Nehme ich ein klassisches ERP-System – oder entwickle ich (mit FileMaker) meine eigene Lösung, passgenau zu meinen Abläufen?
Beide Wege können funktionieren. Beide können teuer werden. Und beide können ein Unternehmen voranbringen – oder ausbremsen.
Ich habe Zahlen aus dem DACH Raum gesucht um in dieser Frage auch für mich Struktur zu bringen.
1. Die Kosten eines klassischen ERP-Systems (DACH-Region)
Wenn man mit ERP-Einführungen im deutschsprachigen Raum zu tun hat, ist – oft überraschend für UnternehmerInnen – die Basis auf der die Beträge aufbauen:
Kosten pro Nutzer.
1.1 Durchschnittswerte laut Studien
Eine der verlässlichsten Quellen für ERP-Kalkulationen im DACH-Raum ist die Trovarit-Studie („ERP in der Praxis“), ausgewertet über erpscout.de.
Dort finden sich folgende Durchschnittswerte:
- Ø 5.917 € pro User für eine ERP-Einführung im DACH-Raum (Software + Dienstleistungen + Hardware)
- Bis 100 Mitarbeitende: ~ 6.142 € pro User
- 101–499 Mitarbeitende: ~ 5.774 € pro User
- 500+ Mitarbeitende: ~ 5.313 € pro User
Ein anderes Marktbeispiel setzt den Durchschnitt bei größeren Installationen auf ca. 4.350 € pro Arbeitsplatz.
Unternehmen geben zu bedenken, dass immer wieder Beratung und Anpassung meist wesentlich teurer sind als die Software selbst. Die Software ist in der Regel sehr umfangreich aufgebaut, damit möglichst viele Bedürfnisse und Abläufe der verschiedenen Branchen direkt abgedeckt werden können. Die Implementierung ist dabei – ebenso wie das Coaching – ein Kostentreiber.
1.2 Was kostet ein ERP im echten Leben?
Als Daumenregel für DACH-Unternehmen gilt:
ERP = hoher Einmalaufwand + langfristige, stetige Folgekosten.
Typische Kostentreiber:
- Lizenzkosten (oft modulabhängig)
- Implementierung & Customizing (der größte Posten)
- Schulungen
- Datenmigration
- TCO: Betreuung, Wartung, Hosting, Updates
– dazu eine Quelle mit Überblick über Total Cost of Ownership:
Selbst in kleineren Betrieben kommen realistisch 30.000–150.000 € zusammen – und in mittelständischen Produktionsbetrieben schnell 200.000–500.000 €.
2. Was kostet eine Eigenentwicklung mit FileMaker (DACH-Raum)?
Für FileMaker-Eigenentwicklungen gibt es keine großen Studien mit Durchschnittspreisen – einfach, weil der Markt viel individueller, agiler und intransparent ist.
Wie also schätzen wir es ein?
2.1 Lizenzkosten
Das Modell von Filemaker Pro wird immer wieder an neue Ansprüche und Gegebenheiten angepasst. Prinzipiell kann man sagen, es gibt die Möglichkeit die Software mit verschieden langen Updateperioden zu kaufen und auf dem eigenen Server (oder gehosteten) zu installieren. Dabei beginnt das Bundle aus FileMaker Pro + FileMaker Server bei fünf Accounts.
Oder man mietet die Software inklusive Serverspace (Cloud-Hosting) und zahlt pro Arbeitsplatz pro Zeit.
(Aktuelle Preise variieren je nach Mietmodell, Anzahl der Nutzer und ob man Cloud-Hosting nutzt.)
2.2 Typische Projektgrößen aus der Praxis
| Projektart | Realistische Kostenbandbreite |
|---|---|
| MVP / erste maßgeschneiderte Lösung | 10.000–50.000 € |
| Ausbau zum Mini-ERP | 30.000–150.000 € |
| Komplexe, integrierte Lösung | 70.000–250.000 € |
Der Vorteil:
Sie zahlen nur das, was Sie brauchen.
Keine Module. Keine Lizenzarchitektur. Kein Overhead.
3. Der direkte Kostenvergleich:
FileMaker vs. klassisches ERP
| Kategorie | Klassisches ERP | FileMaker-Eigenentwicklung |
|---|---|---|
| Einmalige Einführungskosten | Ø 5.917 €/User (DACH), insgesamt oft 50–250k € | 10–150k €, abhängig vom Umfang |
| Laufende Kosten | Wartung 15–25 %/Jahr, teure Anpassungen | Geringer, flexibel steuerbar |
| Flexibilität | Niedrig bis mittel | Extrem hoch |
| Implementierungsdauer | Monate bis Jahre | Wochen bis Monate |
| Prozesspassung | Standardprozesse → gut / Sonderprozesse → teuer | 100 % nach Maß |
| Risiko | „Zu groß, zu starr“ | „Zu individuell, Entwickler-Abhängigkeit“ |
4. Was bedeutet das konkret?
Wann lohnt sich ein ERP?
- Sie haben klar standardisierte Abläufe (z. B. klassische Warenwirtschaft)
- Sie wollen ohne Sonderprozesse auskommen
- Sie möchten sich an einen Standard halten
- Sie haben 20+, eher 50+ ERP-User
Wann ist FileMaker die bessere Wahl?
- Ihre Prozesse passen in kein Standard-ERP
- Sie benötigen individuelle Workflows, Formulare, mobile Erfassung
- Sie möchten schnell starten, ohne ein Jahresbudget zu verbrennen
- Sie haben 5–30 User mit wechselnden Anforderungen
- Sie wollen langfristig flexibel sein
Hybrid als spannende Ergänzung
wenn es spezialisierte Prozesse im Gesamtsystem gibt ist eine Ergänzung mit Filemaker für Spezialprozesse eine interessante und oft kostengünstige Variante.
ERP als Basis für Standardprozesse + FileMaker für Spezialprozesse.
Das senkt Kosten, erhöht Flexibilität und vermeidet ERP-Monsterprojekte.
5. Persönliches Fazit
Mein Eindruck war und ist:
- ERP lohnt sich, wenn Sie wirklich standardisiert arbeiten und bereit sind, ggflls. Ihre Prozesse an das ERP System anzupassen.
- FileMaker lohnt sich, wenn Individualität und Flexibilität Ihre größte Stärke sind. Sie behalten die Kontrolle über Ihre Prozesse, da sich die Software entlang Ihrer Bedürfnisse entwickelt.
- Hybrid lohnt sich, wenn Sie schon ein ERP haben, aber dessen Grenzen spüren.
Eine wichtige Frage, die man sich immer stellen sollte ist nicht „Was kostet es heute?“
sondern:
Wie teuer wird es, wenn ich in 3–5 Jahren etwas ändern muss?
Hier gewinnt FileMaker fast immer bei Flexibilität – ERP dagegen bei Stabilität.
Wie die Bauleute sagen: Passt, sitzt und hat Luft. 🙂